Loan performer permet à l'utilisateur d'autoriser le paiement des chèques émis ou de les rejeter au cas où le solde de compte est insuffisamment. Si le solde de compte n'est pas suffisamment, le chèque sera rejeté et il y a des charges y relatives. On peut définir la charge par défaut et le compte GL pour les charges au menu Système\Configuration\Épargne\Comptes GL de l'épargne.
Le processus de virement de chèque est effectué par la banque centrale ou par une agence de virement de chèque.L'écriture sera enregistrée sur le compte défini au menu Système\Configuration\Épargne\Comptes GL de l'épargne dans le champ “Compte de virement de chèque Interbancaire"
Par exemple si client A de notre banque ou IMF possède un carnet de chèques et il émet un chèque à client B d'une autre banque ou IMF, cette banque amène le chèque à la banque centrale ou à l'agence de virement de chèque qui envoi alors le chèque à notre banque pour l'approbation. Le rapport de chèques virés ou rejetés accédé au menu Épargne\Rapports sur épargne\Rapport de paiements de chèques virés sera ensuite envoyé à la banque centrale ou à l'agence de virement de chèque pour le traitement de la transaction chez la banque du bénéficiaire.
Remarque:
1. Loan Performer vous permet d'offrir des comptes courants avec des carnets de chèques à vos clients. Les titulaires peuvent utiliser des chèques pour retirer de l'argent sur leurs comptes d'épargnes ou pour payer des tiers au sein de l'IMF. Pour cela, vous devez créer un produit d'épargne et indiquer qu'il permet les dépôts de chèques en activant la case à cocher "Le produit a des carnets de chèques" dans le menu Système\Configuration\Épargne\Paramètres des comptes d'épargne.
3. Pour émettre un carnet de chèques ou une feuille de chèque à un client, rendez - vous sur le menu Épargne\Transactions par chèque\Émettre des carnets de chèque. Ces chèques sont prévus pour un usage interne au sein de l'organisation parce que les institutions de microfinance ne sont pas réglementées par la Banque centrale. Les chèques ne doivent pas passer par la chambre de compensation de la Banque centrale.
4. Pour effectuer un retrait par chèque au sein de l'IMF dans le menu Épargne\Retraits d'épargne - Information sur la transaction, l'utilisateur de LPF doit activer la case à cocher "Chèque" et puis entrez le numéro de chèque et le montant à retirer si l'émetteur est le bénéficiaire du chèque. Dans ce cas, le chèque sert du bordereau de retrait. Mais si l'émetteur n'est pas le bénéficiaire du chèque, la personne doit présenter le chèque interne à l'IMF de l'émetteur pour être payé. Dans ce cas, l'utilisateur de LPF doit contacter l'émetteur du chèque avant de l'honorer dans le menu Épargne\Transactions par chèque\Honorer le paiement par chèque (Il doit y avoir des fonds suffisants sur le compte). Ensuite, l'utilisateur fait un retrait par chèque si le bénéficiaire souhaite avoir des espèces ou un dépôt par chèque sur le compte du bénéficiaire. En cas de fonds insuffisants, vous pouvez refuser la compensation du chèque dans le menu Épargne\Transactions par chèque\Suspendre le paiement d'un chèque.
5. Cependant, s'il s'agit d'un chèque externe, par exemple, si l'IMF décaisse par chèque un crédit au client à partir de sa banque ou si un client rembourse un crédit par chèque à partir de sa propre banque, le bénéficiaire doit présenter le chèque à sa banque et attendre la compensation pendant quelques jours. À la chambre de compensation de la banque centrale, la banque du bénéficiaire contactera la banque de l'émetteur pour demander qu'il soit compensé. Après, l'utilisateur de LPF devra aussi virer le chèque dans le menu Système\Compensation de chèque (Il doit y avoir des fonds suffisants).
6. Loan Performer permet l'impression de chèques par lots. Par exemple, si vous décaissez des crédits à 100 clients le 10 de tous les mois, vous pouvez automatiser l'impression. Faites les décaissements au préalable avant d'appeler les bénéficiaires et enregistrez les chèques en tant que fichier batch. Ensuite, l'utilisateur de LPF avec les droits d'accès appropriés pourra imprimer ces chèques tous à la fois dans le menu Système\Chèques en attente d'impression. Assurez - vous que l'option "Activer l'impression de chèques" dans le menu Système\Configuration\Dessiner et imprimer des chèques est cochée sinon, les chèques émis ne figureront pas dans la fenêtre.
7. Loan Performer vous permet de dessiner vos propres chèques et de définir l'imprimante à utiliser pour les imprimer dans le menu Système\Configuration\Dessiner et imprimer des chèques. LPF est livré avec un modèle de chèque comme échantillon que vous pouvez utiliser et la conception peut se faire à l'intérieur de LPF en cliquant sur le bouton "Modifier le modèle de chèque" ou bien à l'extérieur dans le répertoire d'installation (C:\LPF817\External Files\Report Templates). Notez que les feuilles et les carnets de chèques concrets sont imprimés à l'aide d'une imprimante spéciale à l'extérieur de LPF. Vous devez faire recours aux prestataires de service dans ce domaine. Avec Loan Performer, vous pourrez seulement imprimer les informations nécessaires sur la feuille de chèque insérée dans l'imprimante ordinaire telles que le nom du bénéficiaire et le montant. Par exemple, LPF vous permettra de décaisser des crédits par chèque à vos clients.
Pour cela, allez au menu Épargne\Transactions par chèque\Virer le paiement par chèque. L'écran suivant s'affiche:
Cpte Épargne: Sélectionnez le Cpte Épargne pour lequel vous voulez virer le paiement par chèque. Cliquez sur le bouton "Rechercher" pour tous les comptes d'épargne ouverts et en choisir le Nom de client ou le Numéro de compte épargne.
Nom de client:Le nom de client s'affiche automatiquement dans ce champ.
Code de Client:Dans ce champ, le code de client sera aussi automatiquement affiché pour le compte d'épargne sélectionné.
Nom de Bénéficiaire: Dans ce champ, entrez le nom de la personne à qui le chèque avait été émis.
Banque Bénéficiaire: Entrez ici le nom de la banque bénéficiaire où le chèque a été déposé pour l'encaisser.
Nº de Compte: Entrez le numéro de compte du porteur de chèque dans la banque bénéficiaire où le chèque a été déposé.
Nº de Chèque: Entrez ici le numéro de chèque et dans le champ "Opération", sélectionnez soit "Virer le paiement par chèque" ou bien "Rejeter le paiement par chèque"
Montant de Chèque: Entrez le montant à virer, cela doit être le même montant qui a été entré lors de l'émission du chèque.
Solde de Compte: Cela est le solde disponible sur le compte d'épargne sélectionné et ça s'affiche automatiquement.
Date d'écriture: C'est la date où le chèque à virer a été écrit ou émis au bénéficiaire.
Remarque: Lorsqu' un chèque a été viré, le solde sur le compte du client est réduit du même montant. On peut visualiser cela en accédant à l'état d'épargne du client au menu Épargne\Relevés de compte
Cliquer sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer les modifications et "Fermer" pour quitter.
